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Personalassistenz (m/w/d) Berufsbildung

30. Juni 2022

Referenz-Nummer: 10129157

Für ein interessantes und anspruchsvolles Projekt bei Airbus Defence and Space GmbH in Manching suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Personalassistenz (m/w/d) Berufsbildung.

Ihre Aufgaben

Das Aufgabengebiet gliedert sich im Detail wie folgt:

  • Erfassung und Bearbeitung eingehender Bewerbungen für Ausbildungsplätze und duale Studiengänge in Workday
  • Bearbeitung der gesamten Bewerberdokumentation (Zwischenbescheiden, Einladungen, Absagen, Wartelisten etc.) in Workday
  • Organisation von Bewerberauswahltagen
  • Für den zugewiesenen Mitarbeiter-/Betreuungskreis Einstellungen, Übernahme, Austritte samt Austrittslaufzettel vorbereiten und nach Abstimmung umsetzen
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen Bearbeitung des Schriftverkehrs inklusive Schreiben von Berichten, Korrespondenzen, tabellarischen Übersichten, Zahlenaufstellungen nach Vorlagen
  • Ausbildungs- und Studienverträge (IHK, THI) erstellen, versenden, Rücklauf überwachen
  • Kostenerstattungen wie Fahrtkosten, Übernachtungen, Sachleistungen, etc. Abrechnung von Fahrtkosten / Reisekosten sowie Erstattungen von Auslagen oder Zahlungsanweisungen
  • Unterstützung bei Zimmer- und Wohnungsbeschaffung
  • Arbeitspapiere anfordern sowie Personalstammdaten erfassen und pflegen Anlegen und Führen aller Personalakten der Auszubildenden und dualen Studenten unter den vorgeschriebenen Bestimmungen am Standort und den gesetzlichen Regelungen
  • Anmeldungen zu IHK Prüfungen sowie Beantragen von Verkürzungen / Verlängerungen Ansprechpartner gegenüber den internen Kunden (Fachbereiche, AROG, HRBPs, Arbeitssicherheit- Umweltschutz, Werkssicherheit, Empfang etc.) sowie externen Kunden (IHK, Hochschulen, Berufsschulen, Behörden etc.)
  • Zeitbeauftragte/r (PHM) für die Organisationseinheit und zuständig für die ordnungsgemäße Erfassung von Arbeitszeiten in SAP
  • Verwaltung der Schulungsräume
  • Planung und Durchführung von Veranstaltungen für bis zu 200 Personen
  • Erstellung von Abschlusszeugnissen
  • Assistenz der Leitung
  • Onboarding neuer Einstelljahrgang (Schriftverkehr, Personalstammdaten, IT, etc.)
  • Teilnahme an Marketingveranstaltungen
  • Zentraler Anlaufpunkt Sekretariat

Ihr Profil

Berufsausbildung

  • Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
  • Idealerweise Weiterbildung im Bereich Personal vorhanden

Berufserfahrung

  • Kundenservice/ Customer Service : mindestens über 3 Jahre
  • Personalsachbearbeitung : mindestens über 3 Jahre
  • Personalwesen : mindestens über 3 Jahre
  • Sekretariat/Assistenz : mindestens über 3 Jahre

IT

  • MS-Office : Kenntnis von Detailfunktionen
  • SAP : Kenntnis von Detailfunktionen
  • Kenntnisse in SAP PHM sind notwendig
  • Erfahrung im Umgang mit myHR, mySupply, Workday ist von Vorteil

Sprachkenntnisse

  • Deutsch : mindestens verhandlungssicher
  • Englisch : versiert

Persönliche Anforderungen

  • Gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
  • Einsatzbereiter, selbständiger und verantwortungsbewusster Arbeitsstil
  • Ausgesprägter Teamplayer

Unser Angebot

  • Unbefristeter Arbeitsvertrag
  • Überdurchschnittliche Gehaltskonditionen (ERA IG-Metall-Tarif)
  • Motivierendes Arbeitsklima mit ausgezeichneten Entwicklungsmöglichkeiten
  • Flexible Gestaltung der Arbeitszeit (Gleitzeitkonto)
  • Mitarbeiter-Events, kurze Entscheidungswege und vieles mehr